Voici détaillée ici la procédure pour vérifier la B.A.S.E et aboutir au fichier définitif permettant d’éditer le Reçus fiscal.
Nous vous rappelons de ne pas commander de souches auprès de la commission : la procédure étant dématérialisée cette année pour toutes les régions.

Afin d’être les plus efficaces possible, nous vous recommandons de respecter au mieux l’ordre de cette procédure.

Pour mémoire, l’édition des reçus fiscaux relatifs aux Cartes Bancaires est du ressort du national, les paiements étant adressés à l’association de financement nationale.

Rétro planning

– date limite pour l’affectation des mandat-s d’élu-es et de cotisation : 31 décembre 2016
le tuto pour le faire https://support.eelv.fr/kb/faq.php?id=22
– date limite pour demander des remboursements CB : 30 janvier 2017
– date limite pour vérification et production du fichier définitif servant à l’édition des reçus fiscaux : 15 février 2017

1 Audit de qualité de vos données

Pour contôler que vos données sont correctes, vous trouverez une série de vérifications dans l’onglet « Outil > Audit qualité » ( https://base.eelv.fr/tools/checkup )
Vous pouvez lancer ces vérifications une par une ou toutes ensemble (ce qui est plus long) : il vous suffit de choisir la période sur laquelle s’applique le contrôle (dates de début et fin en haut de page), et de cocher/ décocher pour chacun des tests.
Nous attirons votre attention sur l’importance de corriger tous les éléments remontés par ces contrôles pour vous assurer de la qualité de vos données.

MANDATS ARRIVANT À EXPIRATION

Ce sont les mandats qui expirent sous peu.
Vérifiez que la date de fin est juste et qu’aucune erreur de saisie ne s’est glissée.

MANDATS SUPERPOSÉS

Ce sont les mandats qui se superposent à un autre.
Vous avez pu par erreur saisir 2 mandats quasi-identiques pour la même personne, notamment si vous avez utilisé beaucoup de traitements par lot, ou lors d’une mise à jour de fiche trop rapide. L’outil vous permet de les détecter.
Selon les cas, supprimez juste l’un des deux, et modifiez l’autre au besoin.

Exemple : une fiche utilisateur a 2 mandats régionaux de la même région :
– mandat avec rôle de membre sur la Région Corse du 6 janvier au 31 décembre 2016
– le même mandat avec rôle de membre du 1ier janvier au 31 décembre 2016
Il vous revient d’en supprimer l’un des deux.

PAIEMENTS EN COURS

Il s’agit des paiements avec des affectations (dons, adhésions, cotisations) en attente.
Il est normal que l’affectation d’un paiement nouveau ne soit pas validé, mais dès que une ou plusieurs transactions sont validées, l’affectation doit être validée.
Ce contrôle vous permet d’avoir d’un seul coup d’oeil toutes les affectations en attente sous vos yeux, pour vérifier qu’il s’agit bien d’affectations en attente et non d’oublis.
Exemple : sur un paiement en prélèvement, un des prélèvements n’a pas été validé et cela provoque une incohérence
Il vous revient de corriger chaque transaction pour la passer au statut nécessaire.

PAIEMENTS INCOHÉRENTS

Affiche les paiements dont le montant des transactions diffère du montant affecté.
Un paiement doit être équilibré : le montant total des transactions doit être égal au montant du produit affecté.
Cette vérification affiche les paiements déséquilibrés afin de vous permettre de les corriger.

PAIEMENTS PERMANENTS

Affiche les paiements dont le montant de la dernière transaction diffère des autres.
La vérification proposée ici vous permet d’observer tous les paiements permanents dont le montant de la dernière transaction diffère des précédentes.
En effet, lors de la reconduction des paiements permanents ( https://support.eelv.fr/kb/faq.php?id=59 ), les nouveaux paiements se basent sur le montant de la dernière transaction du paiement reconduit.
Exemple : vous constatez que pour l’un des paiements en prélèvement, un adhérent vous a demandé de payer plus au dernier prélèvement à titre exceptionnel. Dans ce cas éditez ce paiement, décochez la case « permanent » pour qu’il ne soit pas reconduit automatiquement cette année.
Vous devrez alors créer le nouveau paiement (pour l’année suivante) à la main, et le cocher « permanent » le cas échéant.

ADRESSES INCOMPLÈTES

Ce sont les fiches sur lesquelles pour les adresses principales, il manque rue, code postal, ville, pays…
Attention : pour certaines fiches vous pouvez constater que l’ensemble des champs adresses sont bien remplies, il vous faut vérifier alors à ce moment là le tag « principal » sur l’adresse, si celui-ci n’apparait pas, vous devez l’intégrer en éditant la fiche car sans tag « principal », l’adresse ne sortira pas à l’export.

2 ajout du numéro de relevé bancaire

Relevé bancaire et date d’état « payé »

Pour une transaction, la date de l’état « payé » est la date d’encaissement par la banque, qui apparait sur le relevé bancaire du mois.
Normalement, vous avez mis à jour vos transactions au cours de l’année, à chaque fois que vous receviez un relevé de votre banque.
Cependant, nous avons constaté que certains admins ont intégré la date de remise comme date d’état « payé », ce qui peut vous induire en erreur lors du pointage comptable.
Pour corriger rapidement plusieurs transactions :

• Rendez-vous dans « Paiements > Trouver des transactions ».
• Effectuez une recherche sur les transactions à l’état « Payé » sur la période concernée par votre relevé bancaire.
• Dans le résultat, cochez les transactions pour lesquelles vous souhaitez ajouter ou modifier la date d’état « payé » (conseil : essayez d’afficher toutes les transactions sur la même page si cela est possible pour limiter les erreurs de saisie)
• En dessous des résultats, faites « Appliquer aux transactions sélectionnées l’état » [Payé] « en date du » [indiquez la date souhaitée] et « Appliquer ».

Attention ! Tous les états identiques à celui demandé et dont la date est ultérieure seront supprimés.
Si plusieurs états « payé » existent (ce qui n’est pas vraiment normal…), la BASE ne prend en compte que dernier (sauf cas particulier)

Saisie simplifiée du numéro de relevé bancaire

Par ailleurs, comme vous le savez, la CNCCFP demande désormais que le numéro de relevé bancaire soit indiqué pour chaque transaction.
Pour vous faciliter le travail, nous avons ajouté un traitement par lot qui devrait vous faire gagner du temps.
Prenez la pile de vos relevés bancaires, et piochez le premier.

• Rendez-vous dans « Paiements > Trouver des transactions ».
• Effectuez une recherche sur les transactions à l’état « Payé » sur la période concernée par votre relevé bancaire.
• Dans le résultat, décochez les transactions qui ne sont pas sur le relevé, et cliquez sur « traitement par lot » (conseil : essayez d’afficher toutes les transactions sur la même page si cela est possible pour limiter les erreurs de saisie)
• Cliquez sur « Modifier les informations complémentaires », et indiquez le numéro de votre relevé bancaire, puis « enregistrer »

Pour vous permettre de vérifier facilement cette saisie, un nouveau champ de recherche sur les « informations complémentaires » vous permet de rechercher d’un coup toutes les transactions d’un même numéro de relevé bancaire.

3 Export pour vérification

Vous pouvez maintenant exporter un fichier pour vos vérifications comptables (pointage des transactions)
Dans « Paiements > Trouver des transactions », effectuez une recherche sur la période du 01/01/2016 au 31/12/2016 (pour l’année 2016), états « payé » « remboursé » et « refusé » : les trois états devant être ensemble dans le champ de recherche. Veillez à laisser les autres champs vides.
Une fois le résultat affiché, cliquez sur le bouton « Exporter », et choisissez « Vérification pour reçus fiscaux ».
Si vous avez eu des remboursement dans l’année, il vous faut faire un second export, sur la même période, des transactions à l’état « remboursé ».
Attention, il se peut que votre fichier «Vérification pour reçus fiscaux» contienne plusieurs lignes par transaction, une base de connaissance est dédiée à ce cas : https://support.eelv.fr/kb/faq.php?id=12

Pour la vérification des éléments comptables, vous devez à la procédure qui sera envoyée par Caroline : celle-ci décrira toutes les vérifications entre la comptabilité, les recettes du relevé bancaire et le fichier TSV.

4 Export du fichier pour la Commission (CNCCFP)

Pour effectuer l’export du fichier TSV : un fichier unique par région
Dans « Paiements > Trouver des transactions », effectuez une recherche sur la période du 01/01/2016 au 31/12/2016 (pour l’année 2016), états « payé » « remboursé » et « refusé » : les trois états devant être ensemble dans le champ de recherche.
Veillez à laisser les autres champs vides.
Il est important de mettre ces trois états pour prouver toutes les opérations du compte bancaire
Une fois le résultat affiché, cliquez sur le bouton « Exporter », et choisissez « Reçus fiscaux TSV ».
En plus :
– ne renommer pas le fichier, il est nomenclature comme il le faut.
– vous pouvez bien sur l’ouvrir mais ne le modifiez pas, les modifications se font uniquement sur la BASE
_ le total des montants des transactions doit être égal au montant des paiements

Pour l’ouvrir par exemple sur Excel, vous pouvez suivre le tuto suivant

- Cas particuliers :

• les démissionnaires

Les paiements effectués par des personnes ayant démissionné pendant l’année seront bien pris en compte dans l’export (car l’export demandé est : toutes les transactions, cela ne tient pas compte du statut des utilisateurs concernés).
Pour info : https://support.eelv.fr/kb/faq.php?id=31

• transactions perçues en 2017 mais rattachées à des paiements 2016 (donc transactions à inclure dans l’export des RF 2016)

Si vous avez encaissé des paiements (souvent par chèque…) après le 31/12/2016, mais souhaitez les compter dans les reçus fiscaux de l’année 2016, il suffit de leur attribuer une date de transaction et de paiement au 31/12/2016. Vous devez par contre renseigner le numéro de relevé bancaire de janvier 2017.