Impératif :
- prévoir un vote électronique étalé sur 2 à 5 jours pour permettre aux gens de vous contacter en cas de problème
- prévoir une "hotline" qui vérifiera si les personnes qui ont des problèmes sont bien invitées au vote et que leurs infos dans la base sont correctes (email). Transmettre à l'équipe technique si le problème est technique.

Dans la Base

Créez un événement

- il doit être rattaché au même groupe que le site Web qui organise le vote (souvent EELV National)
- y "inviter" toutes les personnes appelées à voter
- Cocher les cases "Actif" et "Public"
- mais PAS la case "Autoriser les inscriptions"

"Invitez" les futurs votant

- Les futurs votants doivent être "invités" (pas besoin d'être en "émargement")
- pour inviter en groupe, faire une recherche utilisateurs et un traitement par lot
si vous voulez que seuls les adhérents de plus de 3 mois d'ancienneté votent, il faut les enlever "à la main", un par un dans la liste des invités de l'événement

Coté vote.eelv.fr

La page d'accueil affiche l'accès au vote.

La page de vote 

1- éditez votre formulaire de vote

• Dans "Contacts" > Formulaire, trouvez un formulaire de vote récent qui ressemble au votre (triez par date > les plus récents)
• Dupliquez le formulaire, et adaptez-le à votre vote.
  
• En haut de l'écran, vous voyez en bleu le code pour afficher le formulaire, copiez-le.

2- dupliquez et adaptez la page de vote

2.A : Afficher les informations et le formulaire de vote

Le bloc d'affichage se compose en 3 parties :

1. un message pour les gens non-connectés :

[profile_restrict logged=0]Ce vote est réservé aux adhérent-e-s d'Ile-de-France depuis plus de 3 mois et à jour de cotisation.
Si c'est votre cas, vous pouvez vous connecter depuis la page d'accueil.[/profile_restrict]

2. un message pour les gens connectés et autorisés à participer au vote :

[profile_restrict logged=1]

Le vote est ouvert jusqu'au samedi 31 octobre à 23h59.

copiez ici le code du formulaire de vote

[/profile_restrict]

3. un message général pour les gens connectés :

[profile_restrict logged=1] [EELV_profile_name logged_before="Vous êtes identifié-e en tant que " logged_after=" "] Si vous n'êtes pas cette personne, déconnectez-vous en cliquant sur [EELV_profile_logout label="Me déconnecter" class="btn btn-danger btn-xs" redirect_to="https://vote.eelv.fr/"]
[/profile_restrict]

2.B : Définissez les restrictions de la page aux votants seulement

Dans l'édition de la page de vote, vous voyez en bas de la colonne de droite "Document" les critères de restriction.

Limitez l'accès à la page aux seul·es invité·es à l'événement que vous avez créé dans la base.

Conseil : ne définissez pas trop de critères restrictifs - beaucoup sont redondants - , pour éviter d'exclure du vote des personnes invitées mais qui auraient des informations mal saisies dans la base.

2.C : Copiez l'adresse de la page de vote

- Publiez votre page de vote (pensez bien à changer son titre avant !)

- Copiez l'adresse de la page (côté internautes), il doit contenir le titre de votre page.

3- Dupliquez et adaptez la page d'accès sécurisé avec rappel des modalités de vote (dates...)

- Dans "Pages > Toutes les pages" et triez par date pour affichez les plus récentes. Dupliquez la page d'accueil du site.

- Editez-la, et changez les textes

- changez également le lien d'accès au vote, en copiant l'adresse de votre page de vote (dans le bouton et en texte brut)

- remarque : ne définissez pas de restriction d'accès sur cette page.

4- Définissez cette page comme nouvelle page d'accueil

• Rendez-vous dans "Apparence > Personnaliser", puis dans "réglages de la page d'accueil"
• Sélectionnez votre page comme page d'accueil,
  
• et "publiez".
  

Attention de restreindre l'accès des pages suivantes aux participant·es à l'événement :

- Page du vote (étape 2 ci-dessus)
- Page "preuve de vote"

Et faites des tests !

Coté Envoi de mails

- si possible 15 jours avant le vote : prévenir les personnes concernées en amont, via les canaux habituels (Newsletter, liste de discussion...)
- une semaine avant envoyer un rappel sur les canaux habituels ET un email via le site de vote

LE VOTE

Ouvrez le vote

A l'heure dite :

• Entrez la clé de sécurité

• Envoyez-en un morceau à chaque responsable de l'urne

Tout vote effectué avant sera codé avec la dernière clé de chiffrement saisie, et sera donc illisible

• Envoyez les emails personnalisés via le site. Ils contiennent un lien PERSONNEL qui permet de se connecter d'un simple clic.

CE LIEN NE DOIT PAS ÊTRE DIFFUSÉ (on a vu des gens le partager sur Facebook...)

• Au cours du vote, faire une relance aux personnes qui n'ont pas encore voté

Fermez le vote

A l'heure dite :

• Saisissez une clé de sécurité différente de la "vraie"

Tout vote effectué après sera codé avec cette "mauvaise" clé de chiffrement saisie, et sera donc illisible

• Contact Form DB > options des votes : saisir une autre clé

• page de vote : enlever le shortcode du formulaire, remplacer par une phrase "le vote est clos depuis XX/XX/XX à HH:MM"

• vérifier heure de fin de l'événement

Dépouillement du vote

- Récupérez les morceaux de clé auprès des assesseurs
- Entrez la clé de sécurité
- Allez extraire les fichiers d'émargement et de vote, confiez chacun au responsable concerné
- 2 fichiers sont générés :
-> l'émargement (qui, quand ?)
-> les votes (anonymes)