Cette année encore les reçus fiscaux seront édités à partir de la base Interreg.
Cet article vise à vous rappeler la procédure d'édition des reçus fiscaux pour l'année 2014. Les plupart d'entre vous étant rompus à cet "exercice" annuel, la procédure n'est pas rappelée dans ses moindres détails. Aussi, si vous êtes un nouvel administrateur et/ou n'avez jamais édité de reçus fiscaux par l'intermédiaire de la base Interreg, merci de nous en informer par l'intermédiaire du formulaire de support et nous vous guiderons pas à pas.

Étape 1: Commande des formules vierges de reçus fiscaux (Novembre 2014)

Vous pouvez d'ores et déjà commander vos formules vierges de reçus fiscaux auprès de la CNCCFP. Ci-après les liens utiles pour passer cette commande:

• http://www.cnccfp.fr/index.php?art=756 (page explicative avec lien vers les dispositions générales et modèle de commande de formules vierges)

Comment connaître le nombre de formules vierges nécessaires? Via Interreg, une fois que vous avez généré les reçus à l'aide du bouton du même nom (cf étape n°2), le bouton "récap" vous donnera le nombre de reçus à émettre. Dans la mesure où l'année n'est pas terminée, et pour se prémunir des éventuels "ratés" à l'impression, il est conseillé de conserver une certaine marge d'erreur en commandant un nombre de reçus supérieur à celui que vous donne la base à ce jour.

Étape 2: Vérifications comptables (de NOVEMBRE à JANVIER)

La procédure de génération des reçus fiscaux est déjà en place dans la base Interreg. Comme indiqué dans le calendrier, il est IMPÉRATIF que chaque région procède dès maintenant aux rapprochements comptables et à la vérification des données financières de la base, en utilisant les boutons habituels de génération des reçus fiscaux (les codes d'accès sont inchangés : recus / recus):
Menu principal / Onglet "paramétrage OS":

• Le bouton "Générer les reçus" lance (ou relance) une requête qui permet de récupérer les (nouvelles) données que vous avez entrées dans la base.
• Le bouton "Ouverture du fichier reçus" ouvre la dernière version enregistrée, sans récupérer d'éventuelles nouvelles données.

• le bouton "Export xls" édite un fichier de tous les versements de l'année par personne et vous permet de rapprocher les chiffres de la base de vos encaissements.
• le bouton "RECAP" édite un récapitulatif des totaux par types et natures de paiements.

ATTENTION: comme indiqué sur le bouton « Générer », ne l'utilisez pas sans avoir obtenu l'accord préalable de l'un des membres de l'équipe support. Il est impératif de nous en informer (support-base@eelv.fr ou 01 85 08 73 40) chaque fois que vous souhaitez l'utiliser afin que 2 régions ne fassent pas cette commande en même temps.

Étape 3: Édition du fichier des reçus fiscaux (Janvier 2015)

Vous devrez impérativement avoir édité vos reçus fiscaux avant le 30 janvier 2015 (date de la disparition définitive d'Interreg), c'est à dire que vous devrez disposer au plus tard au 30 janvier du fichier pdf final qui sera imprimé sur les formules vierges.
L'impression en elle-même peut avoir lieu ultérieurement.
NB: disposer du fichier pdf "prêt-à-imprimer" signifie que vous avez procédé à tous les calages pour l'impression et effectué les tests adéquats d'impression sur des brouillons de formules vierges. Vous trouverez ICI la maquette de reçu fiscal pour calage en pdf à usage de brouillon pour les calages.
Si vous rencontrez des problèmes pour éditer vos reçus, contactez Magali par l'intermédiaire du formulaire de support.

Étape 4: retour des souches et des documents à la CNCCFP

La date limite de retour des souches à la CNCCFP est fixée au 15 mars 2015.
IMPORTANT: il est impératif de retourner les souches et les documents justificatifs en recommandé avec accusé de réception. Lorsque votre envoi sera effectué, merci d'en informer Caroline Marzucchetti à la comptabilité nationale à l'adresse : caroline.marzucchetti@eelv.fr.

Étape 5: envoi des reçus fiscaux aux bénéficiaires

Conseil n°1 : il est conseillé de ne pas envoyer les RF immédiatement après leur édition, mais d'attendre une date plus proche de la période de déclaration des revenus. Cela évitera aux bénéficiaires d'égarer leur reçu fiscal et de vous solliciter pour l'obtention d'un duplicata que vous ne pourrez leur fournir.
Toutefois, certaines régions, comme l'Ile de France, étant confrontées quotidiennement à des changements d'adresses, l'envoi des RF immédiatement après leur impression limite les risques de retours de "NPAI". Si donc vous envoyez vos RF dès le début 2015, insistez lourdement sur la nécessité pour le bénéficiaire de bien conserver son RF et sur l'impossibilité de lui délivrer un duplicata en cas de perte.
Conseil n°2: si vous le pouvez, conservez une trace des numéros de reçus fiscaux associés aux noms des bénéficiaires. C'est ce numéro que vous fournirez à la CNCCFP en cas de perte du reçu fiscal afin d'obtenir une attestation.
Si vous souhaitez signaler un problème, poser une question, obtenir de l'aide, etc... merci d'utiliser le formulaire de support.

L'équipe support base