Général
- Emetteur = personne qui fait le paiement
- Groupe destinataire* = « AF » de votre région et non la « région EELV » (attention!)
- Permanent : cocher si le paiement est reconduit d’une année sur l’autre. Cocher cette case permet de reconduire les paiements l’année suivante. Elle est donc très importante.
- Utilisateur bénéficiaire : ce champ reprend par défaut le nom de l’émetteur. Le cas d’un « paiement pour un autre » est désormais proscrit suite à une décision du groupe de gouvernance qui devrait être prochainement adoptée par le CF et traduite dans le RI. Toutefois, certaines régions ayant souhaité conserver cette possibilité pour le cas des couples réglant leur adhésion par un même moyen de paiement, la BASE permet l’enregistrement d’un utilisateur bénéficiaire différent de l’utilisateur émetteur.
- Affectation du paiement :
attention, le champ « produit » est pré-rempli par défaut avec « adhésion ». Pensez à le modifier si le produit est un don, une adhésion de coopérateur/trice (qui sont des dons) ou un reversement.
par défaut, l’état de l’affectation est « en attente ».
Dans le cas d’un renouvellement d’adhésion, choisissez directement l’état « validé » pour cette affectation, cela passera
automatiquement l’état de l’utilisateur de « Renouvellement » à « Actif ».
Pour les dons, cotisations d’élus et adhésions de coopérateurs/trices (qui sont des dons), choisissez l’état « validé »
Saisie des chèques
- La date du chèque est à saisir dans le champ « date » du bloc « Informations complémentaires »
- La « date de première transaction » (= date de remise en banque) et numéro de bordereau de remise ne sont pas connus à l’avance.
Mettre la date du jour par défaut dans le champ « date de première transaction » et laisser vide le champ « numéro de remise ».
Lors de l’édition du bordereau de remise (cf. « édition de PDF »), il vous sera proposé d’appliquer automatiquement sur tous les chèques de la remise (fonction « appliquer……) :
la date de remise (= date du bordereau) dans le champ « date de première transaction » (qui remplacera donc la date initialement saisie).
le numéro de bordereau dans le champ correspondant
- Le numéro du chèque doit être saisi dans le champ « identifiant »
Saisie des prélèvements
- Attention à la périodicité : la fréquence est formulée en MOIS et non en FOIS. Un prélèvement en 12 fois sur l’année se note « tous les mois ». Un prélèvement en 2 fois sur l’année se note « tous les 6 mois ».
- Si le prélèvement que vous saisissez a un caractère « permanent » (= reconduit d’une année sur l’autre), cochez bien la case correspondante
Saisie des CB
Ceci est un cas particulier, les paiements par carte bleue sont en effet normalement enregistrés automatiquement dans la BASE sans intervention humaine. Cette procédure ne concerne donc que des opérations spéciales ayant eu recours à des paiements CB hors-système classique. - Groupe destinataire* : c’est en théorie (et en réalité) l’AF nationale qui encaisse les CB. Or, vous n’avez pas accès à cette AF. Laissez votre AF régionale par défaut dans le champ « Groupe destinataire« . Les administrateurs nationaux rectifieront cette attribution par la suite.
- Saisissez impérativement le n°SHA1 pour permettre de retrouver les paiements fractionnés (si manque de temps, ne pas saisir les autres informations concernant la CB: IP, type, etc.)
Particularité des transactions CB: nous vous conseillons de passer les transactions CB directement à l’état de « payé » au moment de leur saisie (saisir la transaction, puis l’éditer afin d’en modifier l' »état »). En effet, vous ne pourrez modifier par lot leur état (de « en attente » –> « payé ») car le traitement par lot leur attribuerait à toutes une date unique.
